Die meisten Einstellungen in WhatsApp Business kannst du jederzeit ändern. Eine solltest du nie ändern müssen: die Nummer. Sobald sie auf Visitenkarten, im Google-Profil und in den Chats deiner Stammkunden steht, ist ein Wechsel teuer. Deshalb beginnt die Einrichtung mit dieser Entscheidung und nicht mit dem Download.
Dieser Beitrag ist Teil unseres Leitfadens zur WhatsApp-Terminbuchung.
Welche Nummer nimmst du für WhatsApp Business?
Die Nummer, unter der dich deine Kunden heute schon erreichen. WhatsApp registriert laut eigener Hilfe jede Mobilfunk- oder Festnetznummer, die dir gehört und auf der du Anrufe oder SMS empfangen kannst. Nicht möglich sind unter anderem gebührenfreie Nummern, Mehrwertdienst-Nummern sowie VoIP- und virtuelle Nummern.
Steht auf deinem Schild eine Festnetznummer, ist sie meistens die beste Wahl. Wie das mit dem Code per Anruf funktioniert und wo die Telefonanlage im Weg stehen kann, steht im Beitrag zu WhatsApp mit Festnetznummer.
Nutzt du die Nummer bisher im normalen WhatsApp, musst du dich entscheiden. Messenger und Business-App lassen sich laut WhatsApp nicht gleichzeitig mit derselben Nummer verwenden. Du kannst dein Konto aber in die Business-App übertragen und behältst dabei deine Chats. Willst du privat weiter WhatsApp nutzen, brauchst du dafür eine zweite Nummer, auf einem Smartphone mit zwei SIM-Karten geht beides nebeneinander.
Wie installierst und registrierst du die App?
Du lädst WhatsApp Business aus dem App Store oder dem Google Play Store und stimmst den Nutzungsbedingungen zu. Danach läuft es in vier Schritten:
- Land wählen und die Nummer ohne führende Null eingeben, also 151 statt 0151 hinter der +49.
- Den sechsstelligen Code eingeben, den WhatsApp per SMS schickt. Bei einer Festnetznummer tippst du auf „Anrufen lassen" und bekommst ihn durchgesagt.
- Unternehmensname und Kategorie festlegen, Profilbild hochladen. Das Logo funktioniert besser als ein Foto vom Laden, weil es auch klein noch erkennbar ist.
- Unter den Einstellungen die Bestätigung in zwei Schritten mit einer PIN aktivieren. Ohne PIN genügt der Code allein, um deine Nummer auf einem anderen Gerät zu registrieren.
Wechselst du vom Messenger, erkennt die App deine Nummer automatisch und fragt, ob sie Chatverlauf und Medien übernehmen darf. Mach vorher ein Backup. Und eine Falle, auf die WhatsApp selbst hinweist: Kontakte, die du nur in WhatsApp angelegt hast und nicht im Adressbuch deines Telefons, gehen beim Wechsel verloren. Stell im Messenger vorher ein, dass Kontakte im Adressbuch gespeichert werden.
Was gehört ins Unternehmensprofil?
Das Profil ist das, was ein Kunde sieht, bevor er dir schreibt. WhatsApp zeigt dort Name, Beschreibung, Adresse, Geschäftszeiten und Kategorie, dazu optional E-Mail-Adresse, Website sowie die Verknüpfung zu deiner Facebook-Seite oder deinem Instagram-Profil. Außerdem sieht jeder, seit wann du die Business-App nutzt, mit Monat und Jahr.
Mehr Sorgfalt als der Rest verdienen:
- Der Name. Laut WhatsApp muss er das Unternehmen repräsentieren. Willst du später ein offizielles Unternehmenskonto, gelten zusätzlich Schreibregeln: keine reinen Großbuchstaben, keine Symbole wie ®, keine überflüssigen Satzzeichen. Halte dich gleich daran.
- Die Geschäftszeiten. Nach ihnen richtet sich die Abwesenheitsnachricht, wenn du sie auf „außerhalb der Geschäftszeiten" stellst. Was die automatischen Antworten können und welche Texte sich eignen, steht im Beitrag zur automatischen Antwort in WhatsApp Business.
- Die Beschreibung. Schreib hinein, wofür du WhatsApp nutzt: Terminanfragen, Rückfragen, Fotos vorab. Das spart dir die Chats, die mit „Kann man bei Ihnen auch …" beginnen.
Ein Hinweis zum Datenschutz deines Profils: Laut WhatsApp sieht jeder dein Unternehmensprofil, der deine Nummer gespeichert hat, auch wenn du ihn blockiert hast.
Welche Werkzeuge solltest du gleich einrichten?
- Katalog: Hier stehen bei einem Dienstleister die Leistungen, mit Preis, Beschreibung und bis zu zehn Bildern je Eintrag. Jeder Eintrag geht bei WhatsApp in die Prüfung und ist für Kunden erst sichtbar, wenn er freigegeben ist. Plane das ein, bevor du den Katalog irgendwo bewirbst.
- Labels: Mit bis zu 20 Labels sortierst du Chats, etwa nach „Neukunde", „Termin offen" und „Rückruf". WhatsApp führt sie gerade schrittweise unter dem neuen Namen Listen ein, je nach Version heißen sie bei dir schon so.
- Kurzlink und QR-Code: Den Kurzlink erzeugt die App automatisch, du findest ihn unter Tools. Zum Kurzlink kannst du eine Standardnachricht hinterlegen, die beim Öffnen schon im Eingabefeld steht. Einen QR-Code zum Ausdrucken bietet die App ebenfalls, etwa für die Kasse oder die Terminkarte.
- Google-Unternehmensprofil: Trägst du dort deine WhatsApp-Nummer als Chat-Link ein, bekommen Kunden in der Google-Suche und in Google Maps einen Button, der direkt einen Chat mit dir öffnet.
Wie arbeitet dein Team mit WhatsApp Business?
Über verknüpfte Geräte. Laut WhatsApp nutzt du ein Telefon und bis zu vier weitere Geräte gleichzeitig, etwa den Rechner am Empfang über WhatsApp Web oder die Desktop-App. Alle sehen dieselben Chats und antworten unter demselben Namen.
Laut WhatsApp arbeiten verknüpfte Geräte auch, wenn das Telefon offline ist. Sie werden aber abgemeldet, wenn das Telefon länger als 14 Tage nicht benutzt wird. Und neue Geräte verknüpfen kannst du nur mit dem Telefon in der Hand. Live-Standort, Broadcast-Listen und Statusmeldungen gehen auf verknüpften Geräten nicht.
Wann reicht die WhatsApp Business App nicht mehr?
Sobald du eine dieser Fragen mit Ja beantwortest. Sollen mehr als fünf Geräte gleichzeitig arbeiten? Soll etwas anderes als ein fester Text automatisch antworten, etwa ein Assistent, der die Frage liest und einen freien Termin vorschlägt? Und brauchst du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, weil du Kunden- oder Gesundheitsdaten verarbeitest?
Dann führt der Weg über die WhatsApp Business Platform, die du über einen Anbieter bekommst. Wie die Kette zu Meta aussieht und welche Limits am Anfang gelten, steht im Beitrag zur WhatsApp Business API, was sie kostet, in der Kostenübersicht.
Die App musst du dafür nicht aufgeben. Mit Coexistence läuft deine Nummer weiter in der Business-App und zugleich in der Software deines Anbieters. Bei APPOYNT beantwortet dann der KI-Assistent Anfragen und bucht Termine direkt in deinen Kalender, und du schreibst vom Handy weiter wie gewohnt. Wie das aussieht, zeigt der WhatsApp-Terminplaner.
Häufige Fragen zum Einrichten von WhatsApp Business
Ist WhatsApp Business kostenlos?
Die App ja, inklusive Profil, Katalog, Labels und automatischen Antworten. Kosten entstehen erst bei der WhatsApp Business Platform, also wenn eine Software für dich schreibt. Dort rechnet Meta Vorlagen-Nachrichten einzeln ab, dazu kommt der Anbieter.
Kann ich WhatsApp und WhatsApp Business auf einem Handy nutzen?
Ja, mit zwei verschiedenen Nummern, zum Beispiel auf einem Smartphone mit zwei SIM-Karten. Mit derselben Nummer geht es nicht, Messenger und Business-App schließen sich dabei laut WhatsApp aus.
Kann ich WhatsApp Business am Computer nutzen?
Ja, als verknüpftes Gerät über WhatsApp Web oder die Desktop-App. Für die Registrierung und zum Verknüpfen brauchst du aber das Telefon, und es muss mindestens alle 14 Tage benutzt werden, sonst werden die verknüpften Geräte abgemeldet.
Kann ich mein privates WhatsApp in ein Business-Konto umwandeln?
Ja. Die Business-App übernimmt deine Nummer, deine Chats und Medien. Mach vorher ein Backup und speichere deine Kontakte im Adressbuch des Telefons, denn nur in WhatsApp angelegte Kontakte gehen laut WhatsApp beim Wechsel verloren. Zurück geht es auch, Katalog und andere Business-Funktionen kommen dabei aber nicht mit.
Kann WhatsApp Business Termine vergeben?
Die App selbst nicht. Sie verschickt feste Texte, aber sie kennt deinen Kalender nicht. Termine im Chat vergibt erst ein Assistent, der über die WhatsApp Business Platform läuft und an deinen Kalender angebunden ist, wie im Beitrag zum WhatsApp Bot beschrieben.