Eine neue Kundin schreibt dir zum ersten Mal und tippt danach auf deinen Namen. Was sie dort findet, entscheidet mit, ob sie dir ihren Wunschtermin schickt: ein Urlaubsfoto und ein Status von vor drei Jahren, oder ein Logo, eine Adresse, Öffnungszeiten und der Hinweis, dass hier ein Unternehmen schreibt.
Dieser Beitrag ist Teil unseres Leitfadens zur WhatsApp-Terminbuchung.
Was ist ein WhatsApp-Unternehmenskonto?
Ein WhatsApp-Konto, das als Unternehmen gekennzeichnet ist. Beantragen musst du das nicht. „Unternehmenskonto ist der standardmäßige Status für alle Unternehmen, die ein Konto in einem der WhatsApp Business-Produkte erstellen", schreibt WhatsApp in seiner Hilfe.
Diese Produkte sind zwei. Die WhatsApp Business App ist laut WhatsApp für Kleinunternehmen gemacht, kostenlos und funktioniert wie das normale WhatsApp, mit zusätzlichen Werkzeugen zum Sortieren, Automatisieren und schnellen Antworten. Die WhatsApp Business Platform beschreibt WhatsApp als Lösung für mittlere bis große Unternehmen mit viel Nachrichtenverkehr, angebunden direkt oder über einen Anbieter (Produktübersicht). Über Anbieter nutzen sie inzwischen auch kleine Betriebe, etwa um eine Software mit eigenem Kalender anzubinden.
Ein Unternehmenskonto hast du in beiden Fällen. Der Unterschied liegt darin, wer antwortet und mit welchem Wissen: in der App du selbst, über die Platform auch eine Software, die deine Termine kennt.
Was unterscheidet ein Unternehmenskonto vom privaten WhatsApp?
Im Chat selbst fast nichts. Nachrichten, Fotos und Anrufe funktionieren wie gewohnt. Anders ist, was Kunden über dich sehen und was ohne deine Hand passiert.
| WhatsApp privat | Business App | Business Platform | |
|---|---|---|---|
| Als Unternehmenskonto gekennzeichnet | nein | ja | ja |
| Profil mit Adresse, Geschäftszeiten und Kategorie | nein | ja | ja |
| Automatische Antworten | nein | feste Texte: Begrüßung, Abwesenheit, Schnellantworten | frei, über die Software des Anbieters |
| Wer antwortet | du | du und dein Team über verknüpfte Geräte | die Software und dein Team |
| Kosten | kostenlos | kostenlos | pro Nachricht an Meta, dazu der Anbieter |
In der Business App kommen Katalog, Listen (früher Labels), Kurzlink und QR-Code dazu. Was die festen Texte leisten und wo sie aufhören, steht im Beitrag zur automatischen Antwort in WhatsApp Business, was die Platform kostet, in der Kostenübersicht.
Woran erkennen Kunden ein Unternehmenskonto?
Am Profil. Tippt eine Kundin im Chat auf deinen Namen, ist das Profil laut WhatsApp als WhatsApp-Unternehmenskonto gekennzeichnet. Darunter steht, was du hinterlegt hast: Beschreibung, Adresse, Geschäftszeiten und Kategorie, optional E-Mail, Website und deine Facebook-Seite oder dein Instagram-Profil. Außerdem zeigt WhatsApp, seit wann du die Business-App nutzt, mit Monat und Jahr.
In der Chatliste sieht sie bei einem normalen Unternehmenskonto den Namen, unter dem sie dich gespeichert hat, und ohne gespeicherten Kontakt nur deine Nummer (Regeln zum Unternehmensnamen). Deinen Firmennamen auch ungespeichert zeigt WhatsApp erst bei einem offiziellen Unternehmenskonto.
Im Chat blendet WhatsApp außerdem einen Hinweis ein, wie du deine Nachrichten verwaltest. Bei der Business App ist es der normale Hinweis auf die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Läuft das Konto über die Cloud API von Meta, steht dort „Dieses Unternehmen verwendet einen sicheren Dienst von Meta, um diesen Chat zu verwalten", mit einem Partner dazwischen „Dieses Unternehmen arbeitet mit anderen Unternehmen zusammen, um diesen Chat zu verwalten".
Antwortet ein Betrieb mit der KI von Meta, kennzeichnet WhatsApp das mit einem eigenen Symbol im Chat oder Profil, und die KI-Nachrichten tragen ein Label (Hinweise zur KI von Meta).
Und ein Detail, das viele überrascht: Dein Profil und deinen Katalog sehen laut WhatsApp auch Leute, die du blockiert hast, solange deine Nummer in ihrem Adressbuch steht.
Was ist ein offizielles Unternehmenskonto mit blauem Haken?
Ein Unternehmenskonto, das Meta geprüft hat. Das Verifizierungsabzeichen, ein blaues Häkchen neben dem Namen, bedeutet laut WhatsApp, dass Meta das Konto anhand seiner Aktivitäten und der eingereichten Unterlagen verifiziert hat. Ein Betrieb kommt dazu über Meta Verified, ein kostenpflichtiges Monatsabo. Wer früher schon als offizielles Konto gekennzeichnet wurde, behält sein Abzeichen.
Meta Verified gibt es in vier Tarifen: Business Standard, Plus, Premium und Max. Alle enthalten das Abzeichen, Schutz vor Nachahmung und Support in der App. Ab Plus kommen Unternehmens-Broadcasts dazu, und die Zahl der verknüpften Geräte steigt von vier auf sechs, acht und zehn. Welche Tarife dir angeboten werden, entscheidet Meta je Betrieb. Du siehst es in der Business-App unter Einstellungen oder Unternehmenstools beim Punkt Meta Verified. Die Prüfung dauert laut Meta bis zu drei Werktage.
Für den Namen eines offiziellen Kontos gelten strengere Regeln:
- keine reinen Großbuchstaben außer bei Abkürzungen, keine Emojis, keine Symbole wie ®
- nicht nur dein voller Name, ein allgemeiner Begriff wie „Mode" oder ein Ort wie „Berlin"
- mindestens vier Zeichen und kein „WhatsApp" im Namen
Schreibst du deinen Namen auch außerhalb von WhatsApp anders, etwa mit Großbuchstaben, darfst du ihn so übernehmen. Änderst du den Namen eines offiziellen Kontos später, kann es den Status verlieren.
Lohnt sich der blaue Haken für einen kleinen Betrieb?
Selten als Erstes. Deine Stammkunden haben deine Nummer gespeichert und sehen ohnehin den Namen, den sie dir gegeben haben. Das Abzeichen hilft dort, wo dir viele Menschen zum ersten Mal schreiben, etwa über eine Anzeige oder einen QR-Code im Schaufenster, und dort, wo sich jemand als dein Betrieb ausgeben könnte. Dafür ist der Schutz vor Nachahmung im Abo da.
An der Frage, die im Alltag mehr kostet, ändert der Haken nichts: wer die Anfrage beantwortet, die um 21 Uhr hereinkommt.
Wie wird aus deinem privaten WhatsApp ein Unternehmenskonto?
Du installierst die WhatsApp Business App und registrierst dich mit deiner bisherigen Nummer. Die App erkennt sie und überträgt dein Konto samt Chats. Messenger und Business-App lassen sich laut WhatsApp nicht gleichzeitig mit derselben Nummer nutzen, mit zwei Nummern auf einem Handy dagegen schon.
Zurück in den Messenger geht es auch, aber nicht vollständig. Was es nur in der Business-App gibt, etwa Katalogartikel und Collections, lässt sich nicht übertragen.
Die einzelnen Schritte, die Wahl der richtigen Nummer und die Falle mit Kontakten, die nur in WhatsApp gespeichert sind, stehen im Beitrag WhatsApp Business einrichten. Liegt auf deinem Schild eine Festnetznummer, lies vorher den Beitrag zu WhatsApp mit Festnetznummer.
Was braucht ein Unternehmenskonto, damit es Termine bucht?
Eine Software, die über die WhatsApp Business Platform antwortet und deinen Kalender kennt. Das Konto selbst weiß nicht, wann du frei hast: Begrüßung und Abwesenheit sind feste Texte. Schreibt jemand am Sonntagabend „Hast du Dienstag was frei?", wartet die Nachricht bis Montag auf dich. Metas eigene KI für die Business-App schaltet WhatsApp bisher nur in bestimmten Ländern für ausgewählte Betriebe frei. Was sie beim Buchen kann und was offen ist, steht im Beitrag zum Meta Business Agent.
Den Zugang zur Platform bekommst du über einen Anbieter, wie das abläuft, steht im Beitrag zur WhatsApp Business API. Die Business-App musst du dafür nicht aufgeben. Mit Coexistence bleibt deine Nummer in der App und läuft zugleich über die Software. Laut Meta werden dabei Gruppenchats nicht synchronisiert und Broadcast-Listen abgeschaltet, übernommen wird der Verlauf der letzten sechs Monate.
Bei APPOYNT beantwortet auf dieser Nummer ein KI-Assistent die Anfrage, schlägt freie Termine aus deinem Kalender vor und bucht direkt. Antwortest du selbst vom Handy, zieht er sich zurück. Wie das im Chat aussieht, zeigt der WhatsApp-Terminplaner.
Häufige Fragen zum WhatsApp-Unternehmenskonto
Ist ein WhatsApp-Unternehmenskonto kostenlos?
In der WhatsApp Business App ja, mit Profil, Katalog, Listen und automatischen Antworten. Auf der WhatsApp Business Platform rechnet Meta pro Nachricht ab, dazu kommt der Anbieter. Das blaue Abzeichen kostet über Meta Verified ein Monatsabo.
Ist ein Unternehmenskonto dasselbe wie ein WhatsApp Business Account?
Ja. WhatsApp schreibt in der deutschen Oberfläche Unternehmenskonto, gemeint sind auch Business Account, Unternehmensaccount, Geschäftskonto und Firmenaccount. Nur in Metas Entwicklerdokumentation steht WhatsApp Business Account enger für das Konto auf der Platform.
Kann ich WhatsApp Business auch privat nutzen?
Ja, die Business-App funktioniert wie das normale WhatsApp. Deine privaten Kontakte sehen dann aber ebenfalls ein Unternehmenskonto mit deinem Unternehmensprofil. Wer Beruf und Privates trennen will, nimmt zwei Nummern, auf einem Smartphone mit zwei SIM-Karten laufen beide Apps nebeneinander.
Was bedeutet „Unternehmenskonto wird zum regulären Konto"?
Dass der Betrieb die WhatsApp Business App nicht mehr nutzt. Laut WhatsApp kann ein Unternehmen das jederzeit tun. Nimmt es die Business-App wieder in Betrieb, kündigt WhatsApp das im Chat mit einer gelben Nachricht an.
Ist ein WhatsApp-Unternehmenskonto DSGVO-konform?
Es lässt sich datenschutzkonform nutzen, in der App wie auf der Platform. Entscheidend sind die Rechtsgrundlage, deine Datenschutzerklärung und der Umgang mit dem Adressbuch. Was dazu gehört, steht im Beitrag zu WhatsApp Business und DSGVO.