Wer um 21 Uhr fragt, ob Samstag um zehn noch etwas frei ist, bekommt von der Abwesenheitsnachricht denselben Text wie jemand, der nur die Adresse wissen will. Sie sagt, dass du dich meldest. Beantworten musst du die Frage am nächsten Morgen trotzdem selbst.
Welche automatischen Antworten hat WhatsApp Business?
Genau zwei, dazu eine Funktion, die oft dafür gehalten wird.
- Abwesenheitsnachricht: geht automatisch an jeden, der dir schreibt, während sie aktiv ist. Du legst fest, wann: immer, nach eigenem Zeitplan oder außerhalb deiner Geschäftszeiten.
- Begrüßungsnachricht: geht automatisch an Kontakte, die dir zum ersten Mal schreiben oder sich länger nicht gemeldet haben.
- Schnellantworten: gespeicherte Texte, die du mit einem Kürzel einfügst. Sie sparen Tipparbeit, gehen aber nicht von selbst raus. Du musst den Chat öffnen, das Kürzel tippen und absenden.
Im normalen WhatsApp gibt es keine dieser drei Funktionen. Wer automatisch antworten will, braucht die Business App, und die ist kostenlos. Der Wechsel mit derselben Nummer ist möglich, deine Chats nimmst du dabei mit.
Wie richte ich die Abwesenheitsnachricht ein?
Der Weg ist auf Android und iPhone fast gleich, nur der Einstieg in die Einstellungen liegt an einer anderen Stelle.
- Öffne die WhatsApp Business App und geh in die Einstellungen.
- Tippe auf Unternehmenstools und dann auf Abwesenheitsnachricht.
- Schalte Abwesenheitsnachricht senden ein.
- Tippe auf die Nachricht und schreib deinen Text.
- Wähle unter Zeitplan, wann sie gilt: Immer senden, Eigener Zeitplan oder Außerhalb der Geschäftszeiten.
- Wähle unter Empfänger, wer sie bekommt: alle, nur Kontakte außerhalb deines Adressbuchs, alle außer ausgewählten Kontakten oder nur ausgewählte.
- Speichern.
„Außerhalb der Geschäftszeiten" richtet sich nach den Öffnungszeiten in deinem Unternehmensprofil. Stehen dort noch alte Zeiten, geht die Nachricht zur falschen Zeit raus oder gar nicht. Wer die Abwesenheitsnachricht einrichtet, sollte deshalb zuerst das Profil prüfen.
Wie funktioniert die Begrüßungsnachricht?
Sie geht an Kontakte, die dir zum ersten Mal schreiben, und an solche, die sich 14 Tage lang nicht gemeldet haben. Wer mitten in einer laufenden Unterhaltung ist, bekommt sie nicht noch einmal.
Eingerichtet wird sie an derselben Stelle: Unternehmenstools, dann Begrüßungsnachricht. Auch hier wählst du die Empfänger, und die sinnvollste Einstellung für einen Betrieb ist meistens „Alle, die nicht in deinem Adressbuch sind". Stammkundschaft, die du gespeichert hast, muss nicht jedes Mal begrüßt werden.
Die Begrüßung ist der bessere Ort für das, was fast jeder Neukunde wissen will. Adresse, Öffnungszeiten, der Link zu deiner Buchungsseite. Wer die Antwort auf seine Frage schon in der ersten Nachricht findet, schreibt kein zweites Mal.
Eine Grenze gilt für beide Nachrichten: Es gibt jeweils genau eine. Du kannst keine eigene Begrüßung für Neukunden am Wochenende und eine andere für Anfragen unter der Woche hinterlegen.
Welche Texte eignen sich als automatische Antwort?
Die folgenden Vorlagen duzen. Siezt du deine Kundschaft, tausch nur die Anrede.
Abwesenheitsnachricht:
Danke für deine Nachricht! Wir sind gerade nicht im Laden und melden uns morgen ab 9 Uhr. Einen Termin kannst du jederzeit direkt hier buchen: [Link zu deiner Buchungsseite]
Begrüßungsnachricht:
Hallo und willkommen bei [Betrieb]! Du findest uns in der [Straße, Ort], geöffnet Montag bis Freitag von 9 bis 18 Uhr. Schreib uns einfach, was du brauchst, oder buch deinen Termin direkt: [Link]
Abwesenheitsnachricht im Urlaub:
Wir sind bis einschließlich [Datum] im Urlaub und ab dem [Datum] wieder für dich da. Deinen nächsten Termin kannst du schon jetzt buchen: [Link]
Stell dafür den Zeitplan auf „Eigener Zeitplan" mit Start und Ende, dann schaltet sich die Nachricht nach dem Urlaub von selbst ab.
Schnellantwort für Terminanfragen (Kürzel zum Beispiel /termin):
Gern! Welcher Tag passt dir, und lieber vormittags oder nachmittags? Dann schauen wir, was frei ist.
Der Link zur Buchungsseite macht in den ersten drei Vorlagen den Unterschied. Ohne ihn verspricht die Nachricht nur eine spätere Antwort. Mit ihm kann der Kunde sofort selbst handeln, auch nachts um elf.
Wo hört die automatische Antwort auf?
Bei der ersten echten Frage. Beide Nachrichten sind statisch, sie reagieren auf den Zeitpunkt und auf den Absender, nie auf den Inhalt.
Für einen Betrieb mit Termingeschäft heißt das konkret: Die Anfrage „Hast du Donnerstag noch was frei?" wird automatisch mit „Wir melden uns" beantwortet. Die Frage selbst bleibt offen, bis jemand in den Kalender schaut und zurückschreibt. Liegt dazwischen eine Nacht, hat die Kundin vielleicht schon woanders gebucht, bei jemandem, der sofort geantwortet hat.
Schnellantworten verkürzen das Tippen, nicht das Warten. Und je mehr Anfragen reinkommen, desto mehr Zeit geht in genau diese Abstimmung: Wunschtermin erfragen, Kalender prüfen, zwei Vorschläge machen, Antwort abwarten, Termin von Hand eintragen.
Die App ist dafür gebaut, dass ein Mensch die Nachrichten liest. Alles, was darüber hinausgeht, läuft über die WhatsApp Business Platform, und damit über einen Anbieter.
Und was ist mit Metas eigener KI in der App?
Meta hat angekündigt, eine KI direkt in die Business App zu bringen, die im Namen des Betriebs antwortet. Wie weit das reicht und was es für Termine bedeutet, steht im Beitrag zum Meta Business Agent.
Die kurze Fassung: Antworten auf Fragen zu Leistungen und Öffnungszeiten ist das eine. Einen freien Termin aus deinem echten Kalender zu berechnen, ihn sofort zu blockieren und bei einer Absage wieder freizugeben, ist das andere. Genau an dieser zweiten Hälfte entscheidet sich, ob dir die Automatik Arbeit abnimmt oder nur die Wartezeit höflicher formuliert.
Wann lohnt sich ein Assistent statt einer automatischen Antwort?
Sobald die meisten Nachrichten Terminfragen sind. Dann ist nicht das Formulieren der Engpass, sondern der Blick in den Kalender.
Ein KI-Assistent auf der WhatsApp Business Platform liest die Anfrage, versteht „Donnerstag nach der Arbeit", schaut in deinen Kalender, schlägt freie Zeiten vor und trägt den Termin ein, sobald die Kundin zusagt. Verschieben und Absagen laufen genauso. Bei APPOYNT ist das derselbe Vorgang: Das Gespräch im Chat und der fertige Kalendereintrag sind eins, es gibt nichts mehr von Hand zu übertragen. Fragen, die der Assistent nicht beantworten soll, landen bei dir.
Anders als die App-Funktionen kostet das Geld. Der KI-Assistent gehört bei APPOYNT zu den Tarifen Pro und Business, dazu kommen die nutzungsabhängigen Gebühren von Meta. Was genau anfällt, steht im Beitrag zu den WhatsApp-Business-Kosten, was ein Bot im Alltag wirklich übernimmt, im Ratgeber zum WhatsApp-Bot, und wie es im Betrieb aussieht, zeigt der WhatsApp-Terminplaner.
Häufige Fragen zur automatischen Antwort in WhatsApp Business
Kann WhatsApp Business automatisch antworten?
Ja, mit zwei festen Nachrichten: der Abwesenheitsnachricht und der Begrüßungsnachricht. Beide richtest du unter Einstellungen und Unternehmenstools ein. Sie schicken immer denselben Text und reagieren nicht darauf, was der Kunde geschrieben hat.
Kostet die automatische Antwort in WhatsApp Business etwas?
Nein. Abwesenheitsnachricht, Begrüßungsnachricht und Schnellantworten sind Teil der kostenlosen Business App. Geld kostet erst ein Assistent über die WhatsApp Business Platform, der Anfragen tatsächlich beantwortet und Termine bucht.
Gibt es eine automatische Antwort im normalen WhatsApp?
Nein. Das private WhatsApp hat weder Abwesenheits- noch Begrüßungsnachricht. Du brauchst dafür die WhatsApp Business App, auf die du mit deiner bestehenden Nummer wechseln kannst.
Warum wird meine Abwesenheitsnachricht nicht verschickt?
Meistens wegen des Zeitplans. Steht er auf „Außerhalb der Geschäftszeiten", gelten die Öffnungszeiten aus deinem Unternehmensprofil, und stimmen die nicht, stimmt auch der Versand nicht. Der zweite Blick gehört den Empfängern: Ist dort nur eine Auswahl eingestellt, bekommen alle anderen nichts.
Kann ich mehrere Abwesenheitsnachrichten einrichten?
Nein, es gibt genau eine Abwesenheitsnachricht und genau eine Begrüßungsnachricht. Unterschiedliche Texte für Urlaub und Feierabend musst du jeweils von Hand umstellen. Ein eigener Zeitplan mit Enddatum nimmt dir zumindest das Zurückstellen ab.
Kann eine automatische Antwort Termine vergeben?
Nicht in der App. Sie kann einen Link zu deiner Buchungsseite enthalten, über den Kunden selbst buchen. Termine direkt im Chat vergeben kann nur ein Assistent, der deinen Kalender kennt, und der läuft über die WhatsApp Business Platform.