„Was kostet bei euch ein Herrenhaarschnitt?" „Wo kann ich parken?" „Geht es auch eine Stunde später?" Drei Fragen, die jeden Tag kommen, und jedes Mal tippst du die Antwort neu, zwischen zwei Kunden, mit dem Daumen. WhatsApp Business hat dafür Schnellantworten: Du schreibst die Antwort einmal und holst sie danach mit einem Kürzel in jeden Chat.
Dieser Beitrag ist Teil unseres Leitfadens zur WhatsApp-Terminbuchung.
Was ist eine Schnellantwort in WhatsApp?
In WhatsApp Business eine gespeicherte Nachricht mit Kürzel. Laut WhatsApp-Hilfe zu Schnellantworten kann sie neben Text auch Bilder oder Videos enthalten. Du tippst im Chat „/" und das Kürzel, und die Nachricht steht im Eingabefeld.
Das Wort hat in WhatsApp noch eine zweite Bedeutung. Auf dem iPhone heißt auch das Antworten direkt aus einer Mitteilung auf dem Sperrbildschirm „Schnellantwort-Funktion". Laut Hilfe hältst du dafür die Mitteilung gedrückt, bis die Tastatur erscheint, und brauchst erlaubte Mitteilungen für WhatsApp. Um diese Funktion geht es hier nicht, sondern um die gespeicherten Antworten in der Business-App.
Wie richtest du Schnellantworten in WhatsApp Business ein?
Am Handy in fünf Schritten:
- Tippe im Tab „Tools" auf „Schnellantworten".
- Tippe auf das Plus.
- Schreib deine Nachricht, bei Bedarf mit Bild oder Video.
- Leg unter „Shortcut" das Kürzel fest.
- Tippe auf „Speichern".
Speichert die App eine Schnellantwort nicht, liegt es meist an einer dieser Regeln aus der Hilfe zu Speicherfehlern:
| Regel | Grenze |
|---|---|
| Schnellantworten insgesamt | höchstens 50 |
| Länge des Kürzels | höchstens 25 Zeichen |
| Anfang des Kürzels | immer „/" |
| Leerzeichen im Kürzel | keine |
| Stichwörter je Schnellantwort | höchstens 3, je höchstens 15 Zeichen, nur Buchstaben und Ziffern |
Kurze, sprechende Kürzel wie /preise oder /anfahrt merkt man sich am leichtesten. Wer sie mit Kollegen teilt, die über verknüpfte Geräte antworten, schreibt sie am besten einmal auf.
Wie verschickst du eine Schnellantwort?
Über das Eingabefeld oder über die Büroklammer. Im Chat tippst du „/" ins Eingabefeld, und WhatsApp zeigt alle Schnellantworten. Oder du tippst auf die Büroklammer und dann auf „Schnellantworten". In beiden Fällen landet die Nachricht im Eingabefeld, und du kannst sie vor dem Senden noch anpassen, etwa den Namen oder die Uhrzeit.
Am Rechner funktioniert „/" ebenfalls. Bilder und Videos in Schnellantworten unterstützen WhatsApp Web und die Desktop-App laut Hilfe aber nicht. Das Anlegen beschreibt die Hilfe nur für Android und iPhone. Was am PC sonst geht und was nicht, steht im Beitrag zu WhatsApp Business am PC.
Was sind Standardantworten in WhatsApp Business?
Schnellantworten, die die App selbst aus deinem Unternehmensprofil baut. Damit schickst du deine Geschäftszeiten, deine Adresse oder gleich dein ganzes Profil, und sie erscheinen in derselben Liste, sobald du „/" tippst. WhatsApp rät, alle Abschnitte im Profil auszufüllen, damit diese Antworten entstehen.
Je vollständiger dein Profil, desto mehr nimmt dir die App hier ab. Welche Felder es gibt, steht im Beitrag zum WhatsApp Business Profil.
Welche Schnellantworten brauchen Betriebe mit Terminen?
Die für die Fragen, die jeden Tag kommen. Die folgenden Vorlagen sind unser Vorschlag und duzen, wer siezt, tauscht die Anrede. Eine Vorlage für Terminanfragen und Texte für Begrüßung und Abwesenheit stehen im Beitrag zur automatischen Antwort in WhatsApp Business.
Preise (Kürzel /preise):
Gern! Unsere Preise findest du hier: [Link]. Sag mir, welche Leistung dich interessiert, dann nenne ich dir den genauen Preis und einen freien Termin.
Anfahrt (Kürzel /anfahrt):
Du findest uns in der [Straße, Ort]. Parken kannst du [Hinweis], der Eingang ist [Hinweis]. Bis bald!
Verschieben (Kürzel /verschieben):
Kein Problem, wir finden einen neuen Termin. Welcher Tag passt dir besser, und lieber vormittags oder nachmittags?
Vorbereitung (Kürzel /vorbereitung):
Damit alles klappt: Bitte komm etwa 5 Minuten vorher und bring [Unterlagen, Fotos, Material] mit. Wenn etwas dazwischenkommt, sag uns kurz Bescheid.
Platzhalter in eckigen Klammern füllst du einmal beim Anlegen. Was sich von Kunde zu Kunde ändert, ergänzt du vor dem Senden im Eingabefeld.
Lassen sich verschwundene Schnellantworten wiederherstellen?
Nein. Laut Hilfe musst du verschwundene Schnellantworten neu anlegen, und auch eine selbst gelöschte holst du nicht zurück. Warum sie verschwinden, sagt die Hilfe nicht.
WhatsApp rät deshalb, eine Kopie außerhalb der App zu speichern. Eine Notiz mit Kürzel und Text je Antwort reicht, dann legst du sie bei Bedarf ohne Nachdenken wieder an.
Wie passt das zu APPOYNT?
Im Team-Posteingang von APPOYNT gibt es gespeicherte Antworten ebenfalls mit „/"-Kürzel, und zwar für den ganzen Betrieb. Über „Antworten und Vorlagen" über dem Eingabefeld findet jede Person im Team dieselben Texte, dazu die von Meta freigegebenen Vorlagen für Nachrichten außerhalb des 24-Stunden-Fensters.
Deine Schnellantworten aus der Business-App wandern dabei nicht mit. Laut Metas Doku zu Coexistence bleiben sie in der App unverändert, über die Platform gibt es sie aber nicht. Die häufigsten Fragen nach Preis und freiem Termin beantwortet der KI-Assistent ohnehin selbst und bucht den Termin direkt im Chat. Wie das aussieht, zeigt der WhatsApp-Terminplaner.
Häufige Fragen zu WhatsApp Schnellantworten
Wie viele Schnellantworten kann ich in WhatsApp Business speichern?
Höchstens 50. Dazu kommen die Standardantworten, die die App aus deinem Unternehmensprofil baut.
Kann ich Schnellantworten am PC nutzen?
Ja, mit „/" im Eingabefeld von WhatsApp Web und der Desktop-App, aber ohne Bilder und Videos. Anlegen beschreibt die Hilfe nur am Handy.
Warum kann ich meine Schnellantwort nicht speichern?
Meist wegen des Kürzels: Es muss mit „/" beginnen, darf keine Leerzeichen enthalten und höchstens 25 Zeichen lang sein. Oder du hast die Grenze von 50 Schnellantworten erreicht.
Gibt es Schnellantworten im normalen WhatsApp?
Gespeicherte Schnellantworten mit Kürzel beschreibt WhatsApp für die Business-App. Im normalen WhatsApp meint Schnellantwort meist das Antworten direkt aus der Mitteilung, ohne die App zu öffnen.
Kann eine Schnellantwort ein Bild enthalten?
Ja, Bilder oder Videos, wenn du sie am Handy anlegst. Am Rechner verschickst du Schnellantworten laut Hilfe nur ohne Medien.