Eine Kundin hat deine Nummer von der Visitenkarte, tippt im Chat auf deinen Namen und sieht ein graues Bild, keine Adresse, keine Zeiten. Sie schreibt trotzdem, und ihre erste Frage ist: „Habt ihr samstags auf?" Laut WhatsApp bekommst du mit einem vollständigen Profil möglicherweise weniger solcher Anfragen.
Dieser Beitrag ist Teil unseres Leitfadens zur WhatsApp-Terminbuchung.
Was sehen Kunden im WhatsApp Business Profil?
Alles, was du dort einträgst, und dazu, seit wann du die Business-App nutzt. Laut WhatsApp-Hilfe zum Unternehmensprofil sehen Kunden Name, Beschreibung, Adresse, Geschäftszeiten und Kategorie. Dazu kommen, wenn du sie angibst, E-Mail-Adresse und Website, deine verknüpfte Facebook-Seite oder dein Instagram-Profil und dein Katalog.
Das Datum mit Monat und Jahr setzt WhatsApp selbst. Es ändert sich laut Hilfe auch dann nicht, wenn du die Telefonnummer des Kontos wechselst. Profil- und Titelbild sind standardmäßig öffentlich.
Und das Profil sieht jeder, der deine Nummer gespeichert hat, auch wenn du ihn blockiert hast. Schreiben kann er dir dann nicht mehr, deinen Katalog sieht er aber weiter. Woran Kunden erkennen, dass sie mit einem Unternehmen schreiben, steht im Beitrag zum WhatsApp-Unternehmenskonto.
Wo bearbeitest du dein Profil?
Am Handy im Tab „Tools" unter „Profil". Dort tippst du auf das Feld, das du ändern willst, und speicherst. Am Rechner geht das nur in WhatsApp Web über das Laden-Symbol und „Unternehmensprofil", die Desktop-Apps für Windows und Mac können es laut Hilfe nicht.
Auch im Browser bleiben einige Felder gesperrt:
| Feld | In WhatsApp Web |
|---|---|
| Profilbild und Titelbild | ja |
| Beschreibung und Info | ja |
| Kategorie, Adresse, Geschäftszeiten | ja |
| Preisstufe, E-Mail-Adresse, Website | ja |
| Unternehmensname | nein, nur am Handy |
| Telefonnummer | nein, nur am Handy |
| Dienstleistungen (Zahlungs- und Parkoptionen) | nein, nur am Handy |
| verknüpftes Facebook oder Instagram | nein, nur am Handy |
| Benutzername | nein, nur am Handy |
Bei gesperrten Feldern zeigt WhatsApp Web einen Hinweis, der dich aufs Telefon verweist. Was die Business-App am Rechner sonst kann, steht im Beitrag zu WhatsApp Business am PC.
Welcher Name ist im Profil erlaubt?
Einer, der dein Unternehmen repräsentiert und nicht irreführt. Für jedes Konto verbieten die Nutzungsbedingungen der Business-App Namen, die falsch oder irreführend sind, Sonderzeichen oder übermäßig viele Satzzeichen enthalten oder fremde Marken verletzen. Genauer wird die Hilfe zum Unternehmensnamen, ihre Regeln stellt sie für das offizielle Unternehmenskonto auf. Wer das irgendwann will, hält sich besser gleich daran:
- Schreibweise: nicht nur Großbuchstaben, außer bei Abkürzungen, keine doppelten Leerzeichen, keine Emojis, keine Symbole wie ®, keine überflüssigen Satzzeichen.
- Inhalt: nicht nur der vollständige Name einer Person, ein allgemeiner Begriff wie „Mode", ein Ort wie „Berlin" oder höchstens drei Zeichen.
- Marke: kein „WhatsApp" und keine Abwandlung davon im Namen.
Vermarktest du dich außerhalb von WhatsApp schon mit einer eigenen Schreibweise, darfst du sie laut Hilfe auch hier verwenden.
Den Namen änderst du am Handy wie jedes andere Feld. Bei einem offiziellen Unternehmenskonto kann eine Namensänderung den Status kosten. In der Chatliste sehen Kunden bei einem normalen Konto übrigens nicht deinen Profilnamen, sondern den Namen, unter dem sie dich gespeichert haben, und ohne gespeicherten Kontakt nur deine Nummer.
Welche Größe braucht das Titelbild?
Eine Größe nennt WhatsApp weder für das Titelbild noch für das Profilbild. Laut Anleitung zum Profil wählst du ein vorhandenes Bild oder machst ein Foto und schneidest es danach in der App zu. Am Rechner ziehst du das Bild im Browser in den passenden Ausschnitt.
Fürs Profilbild bietet die App am Handy auch einen Avatar an, aus einem Selfie oder selbst gebaut. Für einen Betrieb ist das Logo die naheliegende Wahl. Es erscheint klein in jeder Chatliste, ein Foto vom Laden ist dort kaum zu erkennen.
Welche Geschäftszeiten passen für Betriebe mit Terminen?
Die Vorlage „Nur nach Vereinbarung". Für die Geschäftszeiten bietet die App drei Vorlagen:
- Zu bestimmten Zeiten geöffnet: Wochentage wählen und für jeden Tag Zeiten eintragen.
- Immer geöffnet: nur die Wochentage wählen.
- Nur nach Vereinbarung: die Wochentage wählen, an denen du Termine vergibst.
Die Geschäftszeiten steuern auch deine Abwesenheitsnachricht. Die Einstellung „Außerhalb der Geschäftszeiten" gibt es laut Hilfe nur, wenn du Geschäftszeiten im Profil eingetragen hast. Welche festen Texte sich dafür eignen, steht im Beitrag zur automatischen Antwort in WhatsApp Business.
Was bringen Kategorie, Adresse und Servicegebiet?
Sie sagen Kunden, was du machst und wo. Bei der Kategorie wählst du bis zu drei aus einer festen Liste. Eigene Kategorien gibt es nicht. Passt keine, empfiehlt WhatsApp eine allgemeinere oder „Anderes Gewerbe".
Die Adresse suchst du oder gibst sie von Hand ein, die Stecknadel auf der Karte kannst du danach genau setzen. Wer zum Kunden fährt und keinen Laden hat, tippt auf „Dieses Unternehmen hat keinen physischen Standort" und legt einen Servicebereich mit Radius fest. Dazu kommen Notizen zum Standort, etwa zum Eingang im Hinterhof.
Dazu kommen eine Preisspanne und, nur am Handy, unter „Dienstleistungen" deine Zahlungs- und Parkoptionen. Laut Hilfe testet WhatsApp gerade Neuerungen am Profil, nicht jedes Feld ist deshalb in jedem Konto schon da.
Was sind die Standardantworten aus dem Profil?
Schnellantworten, die die App selbst aus deinem Profil baut. Laut Hilfe zu Schnellantworten schickst du damit Geschäftszeiten, Adresse oder gleich dein ganzes Profil. Du rufst sie im Chat auf, indem du „/" ins Eingabefeld tippst, zusammen mit deinen eigenen Schnellantworten.
WhatsApp rät dazu, alle Abschnitte im Profil auszufüllen, damit diese Antworten entstehen. In unserem eigenen Konto erschienen sie am 21.10.2026 auch am Rechner. Auf die Frage „Habt ihr samstags auf?" antwortest du so mit wenigen Tippern.
Was ist der Benutzername im WhatsApp Business Profil?
Eine Adresse wie @deinbetrieb, über die Kunden dich ohne Telefonnummer anschreiben. WhatsApp führt Benutzernamen laut Hilfe gerade schrittweise ein. In unserem eigenen Konto stand am 23.10.2026 unter „Tools" und „Profil" der Punkt „Benutzernamen reservieren". Ist die Funktion freigeschaltet, heißt er laut Hilfe „Benutzernamen erstellen". Für den Namen gilt:
- Regeln: bis zu 25 Zeichen, nur Kleinbuchstaben von a bis z und Ziffern. Jede Nummer hat höchstens einen Benutzernamen.
- Sichtbarkeit: Wer deine Nummer nicht gespeichert hat, sieht statt ihr den Benutzernamen. Deine Nummer bleibt im Profil aber sichtbar.
- Kein Verzeichnis: Kunden müssen den genauen Namen kennen. Er gehört also auf Schild, Website und Social Media.
- Ändern: Nicht beliebig oft, und dein alter Name ist danach für andere frei.
Ist dein Konto mit deiner Facebook-Seite oder deinem Instagram-Profil verknüpft, kannst du laut Hilfe denselben Benutzernamen wie dort beanspruchen.
Wie passt das Profil zu APPOYNT?
Es bleibt in der Business-App. APPOYNT verbindet deine Nummer über die WhatsApp Business Platform, mit Coexistence bleibt sie zugleich in der App. Laut Metas Doku zu Coexistence ändert sich am Unternehmensprofil in der App dabei nichts, du pflegst es dort weiter wie bisher.
Der KI-Assistent arbeitet nicht mit dem Profil, sondern mit den Öffnungszeiten und Leistungen, die du in APPOYNT pflegst, und mit deinem Kalender. Fragt eine Kundin, ob samstags offen ist, nennt er die Zeiten und gleich den nächsten freien Termin und bucht ihn im Chat. Ändern sich deine Zeiten, trägst du sie deshalb an beiden Stellen ein. Wie das im Chat aussieht, zeigt der WhatsApp-Terminplaner.
Häufige Fragen zum WhatsApp Business Profil
Ist das WhatsApp Business Profil öffentlich?
Ja, für alle, die deine Nummer haben, auch für blockierte Kontakte. Profil- und Titelbild sind standardmäßig öffentlich.
Kann ich den Namen im WhatsApp Business Profil ändern?
Ja, am Handy unter „Tools" und „Profil", nicht in WhatsApp Web. Bei einem offiziellen Unternehmenskonto kann eine Namensänderung den Status als offizielles Konto kosten.
Warum sehen Kunden meinen Firmennamen nicht im Chat?
Weil sie bei einem normalen Unternehmenskonto den Namen sehen, unter dem sie dich gespeichert haben, und ohne gespeicherten Kontakt nur deine Nummer. Den Firmennamen zeigt WhatsApp auch ungespeichert erst bei einem offiziellen Unternehmenskonto. Mit einem Benutzernamen sehen sie statt der Nummer dein @-Kürzel.
Wie viele Kategorien kann ich im Profil wählen?
Bis zu drei, aus einer festen Liste. Passt keine, nimmst du eine allgemeinere oder „Anderes Gewerbe".
Sehen Kunden, seit wann ich WhatsApp Business nutze?
Ja, mit Monat und Jahr. Das Datum setzt WhatsApp selbst, und es bleibt auch bei einem Wechsel der Telefonnummer gleich.