Montagmorgen, 34 ungelesene Chats auf dem Firmenhandy. Drei Kunden wollen einen Termin, einer wartet auf ein Angebot, der Rest bedankt sich für den letzten Besuch. Welchen Chat nimmst du dir zuerst vor? Für genau diese Sortierarbeit hat WhatsApp Business Labels, die gerade zu Listen werden.
Dieser Beitrag ist Teil unseres Leitfadens zur WhatsApp-Terminbuchung.
Was sind Labels in WhatsApp Business?
Farbige Markierungen, mit denen du Chats ordnest und wiederfindest. So beschreibt sie die WhatsApp-Hilfe zu Labels. Jedes Label hat einen Namen und eine Farbe, und ein Chat kann mehrere Labels tragen, die dann übereinander angezeigt werden.
Gerade benennt WhatsApp die Funktion um. „Labels sind jetzt Listen", steht in der Hilfe, die Umstellung läuft schrittweise. Je nach Konto siehst du also noch Labels oder schon Listen. Laut Hilfe zu Listen bringen Listen Standard- und empfohlene Listen mit, und du fügst Personen oder Gruppen hinzu. Die Grenze bleibt gleich: höchstens 20.
Wie erstellst du Labels in WhatsApp Business?
Mit Listen geht das am Handy in vier Schritten:
- Tippe auf „Tools", dann auf „Listen" und „Neue Liste".
- Gib einen Namen ein oder nimm einen Vorschlag, und wähle eine Farbe.
- Füge die Personen oder Gruppen hinzu, die in die Liste gehören.
- Bestätige mit dem Häkchen.
Einen einzelnen Chat sortierst du ein, indem du ihn gedrückt hältst und auf das Listen-Symbol tippst, am iPhone auf „Zu Liste hinzufügen". Unter „Tools" und „Listen" löschst du Listen auch wieder oder ziehst sie in eine andere Reihenfolge. Zeigt dein Konto noch Labels, findest du die Funktion auf Android über das Menü im Chats-Tab und „Chat labeln".
Am Rechner beschreibt die Hilfe den Weg in WhatsApp Web: „Tools", „Listen" und „Neue Liste hinzufügen", einen Chat ordnest du über sein Menü und „Zu Liste hinzufügen" zu. In den Desktop-Apps für Windows und Mac gibt es die Funktion laut Hilfe nicht. Was die Business-App am PC sonst kann, steht im Beitrag zu WhatsApp Business am PC.
Welche Labels brauchen Betriebe mit Terminen?
Labels für den Stand, nicht für die Art des Kunden. Das ist unser Vorschlag, keine Vorgabe von WhatsApp. Mit 20 Plätzen reicht es nicht, jede Leistung und jede Kundengruppe abzubilden. Was im Alltag hilft, ist die Frage: Muss ich in diesem Chat noch etwas tun?
- Anfrage offen: Der Kunde will einen Termin, du hast noch nicht geantwortet.
- Termin vorgeschlagen: Du hast Zeiten genannt, er hat sich noch nicht entschieden.
- Termin steht: Er ist eingetragen, im Chat ist nichts mehr zu tun.
- Rückfrage: Es fehlt etwas, ein Foto, eine Adresse, eine Freigabe.
Der Haken: Ein Label wandert nicht von selbst weiter. Sagt der Kunde zu, schiebst du den Chat von Hand von „Termin vorgeschlagen" nach „Termin steht", und den Termin selbst trägst du zusätzlich im Kalender ein.
Was sind automatische Events in WhatsApp Business?
Eine Funktion, die Bestellungen und Leads in Chats automatisch mit einem Label versieht. Sie ist optional, und du schaltest sie unter „Tools" und „Listen" über „Automatisch erstellte Listen" ein oder aus. Die Hilfe zu automatischen Events nennt dabei Folgen, die man auf dieser Seite nicht erwartet:
- Eingeschränkte Funktionen: Broadcast-Listen, selbstlöschende Nachrichten, Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten sowie das Löschen und Bearbeiten von Nachrichten können eingeschränkt sein.
- Neuer Hinweis im Chat: Deine Chats laufen dann über den sicheren Dienst von Meta, und Kunden sehen den Satz „Dieses Unternehmen verwendet einen sicheren Dienst von Meta, um diesen Chat zu verwalten."
- Geräte getrennt: Alle verknüpften Geräte werden abgemeldet. Die meisten kannst du danach wieder verknüpfen, WhatsApp für Windows nicht.
Abschalten kannst du die Funktion jederzeit, dann kommen die Funktionen zurück. Für einen Betrieb mit Terminen wiegt vor allem die Abwesenheitsnachricht: Sie ist oft die einzige Antwort, die abends rausgeht. Unsere Einordnung: Hinweistext und Windows-Ausnahme sind dieselben, die Meta für die Anbindung an die WhatsApp Business Platform beschreibt. Automatische Events stellen das Konto also offenbar auf Metas Plattform um.
Kann man Kunden über ein Label anschreiben?
Ja, aber nur in Einzelchats und nur mit Einwilligung. Über ein Label kannst du laut Hilfe einen Broadcast an alle Kunden darin schicken, Gruppen erreicht er nicht. Dazu kommen Marketing-Nachrichten, die WhatsApp je zugestellter Nachricht abrechnet und laut Hilfe nur in bestimmten Ländern anbietet, in manchen schon unter dem Namen Unternehmens-Broadcasts.
Für beides gilt WhatsApps Business-Richtlinie: Anschreiben darfst du nur, wer dir seine Nummer gegeben und eingewilligt hat. Wie ein Broadcast funktioniert und wo er an Grenzen stößt, steht im Beitrag zum WhatsApp-Broadcast.
Was ist mit Erweiterungen für mehr als 20 Labels?
Besser nicht. Im Chrome Web Store versprechen Erweiterungen unbegrenzte Labels für WhatsApp Web. Die Nutzungsbedingungen der Business-App untersagen aber, ohne schriftliche Einwilligung von WhatsApp Apps zu nutzen, die mit den Business-App-Diensten interagieren. Eine Erweiterung, die sich in WhatsApp Web einklinkt, fällt nach unserem Verständnis darunter.
Wer an die Grenze von 20 stößt, sortiert meist zu fein. Dann hilft eher, Labels nach dem Stand statt nach Kundengruppen zu bauen, wie im Abschnitt oben.
Wie sortiert APPOYNT Chats ohne Labels?
Nach dem Stand, und den setzt das System. Im Team-Posteingang von APPOYNT ist jeder Chat offen oder erledigt, und am Reiter „Chats" steht, wie viele offene Chats noch auf eine Antwort warten. An jeder Nachricht steht, wer sie geschrieben hat oder ob es der KI-Assistent war, Absprachen laufen über interne Notizen, die der Kunde nicht sieht.
Die Labels „Anfrage offen" und „Termin vorgeschlagen" braucht es dort nicht: Terminanfragen beantwortet der KI-Assistent selbst und bucht freie Termine aus deinem Kalender direkt im Chat. Deine Labels in der Business-App bleiben dabei, wie sie sind. Laut Metas Doku zu Coexistence ändert sich an Labels und den übrigen Nachrichten-Werkzeugen der App nichts, über die Platform gibt es sie aber nicht. Wie das im Chat aussieht, zeigt der WhatsApp-Terminplaner.
Häufige Fragen zu WhatsApp Business Labels
Wie viele Labels kann ich in WhatsApp Business erstellen?
Bis zu 20, als Labels wie als Listen. Ein Chat kann in mehreren davon stehen.
Warum finde ich meine Labels nicht mehr?
Weil WhatsApp sie gerade in Listen umbenennt. Du findest sie unter „Tools" und „Listen". Die Umstellung läuft schrittweise, deshalb sieht es nicht in jedem Konto gleich aus.
Kann ich Labels am PC nutzen?
In WhatsApp Web ja, in den Desktop-Apps für Windows und Mac laut Hilfe nicht.
Sind Labels dasselbe wie Mitgliedslabels in Gruppen?
Nein. Mitgliedslabels hat WhatsApp im Januar 2026 für Gruppenchats eingeführt: Du gibst dir in jeder Gruppe ein Label, das deine Rolle zeigt, laut WhatsApp-Blog etwa „Torwart". Die Labels aus diesem Beitrag sortieren dagegen in der Business-App deine Chats.
Was passiert, wenn ich automatische Events einschalte?
WhatsApp labelt Bestellungen und Leads selbst, schränkt dafür aber unter anderem Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten ein und trennt alle verknüpften Geräte. Ausschalten geht jederzeit.