Eine gute Terminbestätigung enthält fünf Dinge: eine persönliche Anrede, die gebuchte Leistung, Datum und Uhrzeit, den Ort und einen einfachen Weg zum Verschieben oder Absagen. Sie geht direkt nach der Buchung raus, damit der Termin beim Kunden schwarz auf weiß festgehalten ist. Direkt hier findest du Vorlagen zum Kopieren für WhatsApp, E-Mail und SMS, danach klären wir Formulierung, Unterschied zur Terminerinnerung und den automatischen Versand.
Dieser Beitrag ist Teil unseres Leitfadens zur WhatsApp-Terminbuchung. Hier geht es um den Moment direkt nach der Buchung: dem Kunden verbindlich bestätigen, dass sein Termin steht.
Terminbestätigung Vorlage: zum Kopieren für WhatsApp, E-Mail und SMS
Ersetze die Platzhalter in eckigen Klammern durch deine Daten und passe die Anrede an deine Kundschaft an: Die Vorlagen nutzen Du, bei formellerem Publikum wechselst du auf Sie. Wenn du die Platzhalter lieber ausfüllen lässt, macht das der Vorlagen-Generator im Bestätigungs-Modus.
Terminbestätigung per WhatsApp
Hallo [Name] 👋
dein Termin ist bestätigt: 📅 [Datum] um [Uhrzeit] 📍 [Adresse/Standort]
Wenn du verschieben oder absagen musst, antworte einfach hier im Chat.
Bis bald! Dein [Firmenname]-Team
Terminbestätigung per E-Mail
Betreff: Terminbestätigung: [Leistung] am [Datum] um [Uhrzeit]
Hallo [Name],
hiermit bestätigen wir deinen Termin:
Leistung: [Leistung] Datum: [Datum] Uhrzeit: [Uhrzeit] Ort: [Adresse/Standort]
Falls du den Termin nicht wahrnehmen kannst, gib uns bitte bis [Frist] Bescheid: Antworte auf diese E-Mail oder ruf uns an unter [Telefonnummer].
Wir freuen uns auf dich! Dein [Firmenname]-Team
Terminbestätigung per E-Mail, formell (Sie-Anrede)
Betreff: Terminbestätigung: [Datum], [Uhrzeit]
Sehr geehrte/r [Anrede Name],
gerne bestätigen wir Ihren Termin am [Datum] um [Uhrzeit] in [Adresse/Standort].
Sollten Sie den Termin nicht wahrnehmen können, geben Sie uns bitte bis [Frist] unter [Telefonnummer] Bescheid.
Mit freundlichen Grüßen [Firmenname]
Terminbestätigung für einen Geschäftstermin
Bei einem geschäftlichen Termin zählt eine Angabe mehr als bei einem Kundentermin: das Thema. Wer die Bestätigung später im Postfach sucht, sucht danach und nicht nach dem Datum. Dazu gehören Teilnehmende, geplante Dauer und bei einem Online-Termin der Einwahllink.
Betreff: Terminbestätigung: [Thema] am [Datum], [Uhrzeit]
Sehr geehrte/r [Anrede Name],
gerne bestätige ich unseren Termin:
Thema: [Thema] Datum: [Datum] Uhrzeit: [Uhrzeit], geplante Dauer [Dauer] Ort: [Adresse] beziehungsweise Einwahllink: [Link] Teilnehmende: [Namen]
Sollte sich auf Ihrer Seite etwas verschieben, geben Sie mir bitte kurz Bescheid, dann finden wir einen neuen Termin.
Mit freundlichen Grüßen [Dein Name]
Terminbestätigung per SMS
Die SMS ist der Kanal mit den engsten Grenzen: keine Formatierung, keine Links mit Vorschau, und der Platz ist knapp. Eine Standard-SMS fasst 160 Zeichen, danach wird die Nachricht geteilt und bei den meisten Anbietern auch mehrfach berechnet. Ein einziges Emoji drückt das Limit auf 70 Zeichen, weil die Nachricht dann in einem anderen Zeichensatz verschickt wird. Umlaute sind unproblematisch. Kurz halten heißt hier also: Firmenname, Datum, Uhrzeit, ein Weg zum Absagen.
[Firmenname]: Dein Termin am [Datum] um [Uhrzeit] ist bestätigt. Änderungen unter [Telefonnummer]. Bis bald!
[Firmenname]: Termin am [Datum], [Uhrzeit] bestätigt. Verschieben oder absagen: [Link]
[Firmenname]: Wir bestätigen Ihren Termin am [Datum] um [Uhrzeit], [Adresse]. Absage bitte bis [Frist] unter [Telefonnummer].
Damit die SMS beim Kunden nicht als anonyme Nummer ankommt, lässt sich bei den meisten Versanddiensten ein Absendername statt einer Rufnummer hinterlegen, in der Regel bis elf Zeichen. Der Nachteil: Auf einen solchen Absender kann der Kunde nicht antworten. Wenn dir Rückmeldungen wichtig sind, und das sind sie bei Terminen fast immer, verschicke von einer antwortfähigen Nummer oder nutze gleich WhatsApp. Wie sich SMS und WhatsApp im Alltag unterscheiden, steht im Beitrag Terminerinnerung per SMS.
Einen Terminvorschlag bestätigen (als Antwort)
Auch die Gegenrichtung kommt oft vor: Jemand schlägt dir einen Termin vor und du willst zusagen. Ein Satz genügt, wichtig ist nur, dass du Datum und Uhrzeit wiederholst, damit kein Missverständnis entsteht.
Betreff: Re: Terminvorschlag [Datum]
Hallo [Name],
vielen Dank für den Vorschlag. Den Termin am [Datum] um [Uhrzeit] bestätige ich gerne.
Viele Grüße [Dein Name]
Was gehört in eine Terminbestätigung?
Fünf Bausteine machen eine Bestätigung vollständig, alles andere ist optional:
- Anrede mit Namen: zeigt, dass die Nachricht kein anonymer Massenversand ist.
- Leistung: was gebucht wurde, besonders wichtig bei mehreren Angeboten.
- Datum und Uhrzeit: ausgeschrieben und eindeutig, also "Donnerstag, 14. August, 15:00 Uhr" statt "nächste Woche".
- Ort: Adresse, Raum oder der Hinweis auf einen Online-Termin mit Link.
- Weg zum Verschieben oder Absagen: eine Antwortmöglichkeit im selben Kanal senkt die Hürde, rechtzeitig Bescheid zu geben.
Der letzte Punkt wird am häufigsten vergessen und ist der wertvollste: Wer einfach antworten kann, sagt rechtzeitig ab, statt still fernzubleiben. Damit ist die Bestätigung dein erster Hebel gegen Terminausfälle.
Terminbestätigung oder Terminerinnerung: was ist der Unterschied?
Die Terminbestätigung geht einmal direkt nach der Buchung raus und dokumentiert, dass der Termin verbindlich steht. Die Terminerinnerung kommt kurz vor dem Termin, typischerweise 24 Stunden und noch einmal 2 Stunden vorher, und holt die Kunden ab, die den Termin vergessen haben. Du brauchst beides: Die Bestätigung schafft Verbindlichkeit, die Erinnerung verhindert den Ausfall.
Vorlagen und Versandzeitpunkte für den zweiten Schritt findest du im Beitrag Terminerinnerung per WhatsApp, die SMS-Variante im Beitrag Terminerinnerung per SMS.
Wie verschickst du Terminbestätigungen automatisch?
Von Hand tippen lohnt sich nur, solange du wenige Termine hast. Bei einem Buchungssystem mit KI-Assistent ist die Bestätigung Teil der Buchung selbst: Der Kunde bucht auf der Buchungsseite oder direkt im WhatsApp-Chat, der Termin landet im Kalender und die Bestätigung geht im selben Moment automatisch raus. Beim WhatsApp-Terminplaner antwortet der KI-Assistent direkt im Chat, in dem der Kunde ohnehin schreibt, und vor dem Termin folgt automatisch die Erinnerung.
Der Vorteil gegenüber dem manuellen Versand: keine vergessene Bestätigung, keine Tippfehler bei Datum und Uhrzeit, und jede Antwort des Kunden ("kann ich auf 16 Uhr verschieben?") wird direkt verarbeitet, statt auf dem Anrufbeantworter zu landen.
Häufig gestellte Fragen
Was schreibt man in einer Terminbestätigung?
Anrede, gebuchte Leistung, Datum und Uhrzeit, Ort und einen einfachen Weg zum Verschieben oder Absagen. Halte die Nachricht kurz: Die Bestätigung soll Sicherheit geben, nicht mit Informationen überladen. Alles, was der Kunde erst am Termintag braucht, gehört in die Erinnerung, nicht in die Bestätigung.
Wie bestätige ich einen Termin per E-Mail?
Wiederhole im ersten Satz Datum und Uhrzeit, etwa "Gerne bestätige ich den Termin am 14. August um 15 Uhr", dann reicht ein freundlicher Gruß. Wenn du selbst der Anbieter bist, ergänze Leistung, Ort und eine Frist für kostenfreie Absagen. Datum und Uhrzeit gehören auch in die Betreffzeile.
Wie schreibt man eine Terminbestätigung per SMS?
In einem Satz: Firmenname voran, dann Datum, Uhrzeit und ein Weg zum Absagen. Bleib unter 160 Zeichen, sonst wird die SMS geteilt und mehrfach berechnet. Verzichte auf Emojis, sie senken das Limit auf 70 Zeichen. Umlaute sind dagegen unproblematisch und müssen nicht umschrieben werden.
Wie bestätigt man einen Geschäftstermin?
Wie einen Kundentermin, plus Thema, Teilnehmende und geplante Dauer. Bei einem Online-Termin gehört der Einwahllink in die Bestätigung selbst, nicht in eine separate Nachricht. Das Thema gehört in die Betreffzeile, denn danach wird die Mail später gesucht, nicht nach dem Wort Terminbestätigung.
Muss eine Terminbestätigung schriftlich sein?
Eine Pflicht gibt es dafür in der Regel nicht, ein mündlich vereinbarter Termin gilt auch so. Schriftlich ist trotzdem besser: Beide Seiten haben Datum und Uhrzeit schwarz auf weiß, und bei einem vereinbarten Ausfallhonorar brauchst du die dokumentierte Vereinbarung ohnehin.
Wie antworte ich auf eine Terminbestätigung?
Wenn alles passt, musst du meist gar nicht antworten, eine kurze Rückmeldung schadet aber nie. Stimmt etwas nicht, antworte sofort und nenne konkret, was geändert werden soll. Je früher der Anbieter Bescheid weiß, desto eher kann er den Slot noch an jemand anderen vergeben.