Ausfallhonorar: Wann du es verlangen darfst und wie hoch

Ja, du darfst grundsätzlich ein Ausfallhonorar verlangen, wenn ein Kunde seinen Termin schuldhaft platzen lässt und du ihn vorher klar darauf hingewiesen hast, etwa in deinen AGB oder direkt bei der Buchung. Entscheidend sind ein transparenter Hinweis vor der Terminvereinbarung und eine faire Frist für kostenfreie Absagen. Ohne diese Grundlage wird es schwer, die Forderung durchzusetzen.

Das Thema betrifft jeden Betrieb, der Termine vergibt: Ein geplatzter Termin kostet im Schnitt 150 Euro, in Arztpraxen sogar bis zu 200 Euro, wenn Vorbereitung, Personal und entgangener Umsatz zusammenkommen. Dieser Beitrag ist Teil unseres Leitfadens Terminausfälle vermeiden und klärt das Danach: Was darfst du verlangen, wenn der Termin schon geplatzt ist?

Darfst du ein Ausfallhonorar verlangen?

Grundsätzlich ja. Ein vereinbarter Termin ist keine unverbindliche Reservierung: Du hältst Zeit, Raum und Personal exklusiv für einen Kunden frei. Erscheint er ohne Absage nicht oder sagt er so kurzfristig ab, dass du den Slot nicht mehr füllen kannst, kann dir ein Anspruch auf Vergütung zustehen. Juristisch knüpft das an den Annahmeverzug aus § 615 BGB an: Du warst leistungsbereit, der Kunde hat deine Leistung nicht abgenommen, also kannst du die vereinbarte Vergütung verlangen, ohne nachleisten zu müssen.

Wichtig ist die Einschränkung "grundsätzlich". Ob du im Einzelfall wirklich Geld verlangen kannst, hängt davon ab, was vereinbart war, ob den Kunden ein Verschulden trifft und ob deine Regelung fair gestaltet ist. Gerichte schauen genau hin, ob der Kunde die Bedingungen kannte und ob die Höhe angemessen ist. Ein pauschales "Wer nicht kommt, zahlt voll" hält dieser Prüfung selten stand.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

Vier Punkte entscheiden darüber, ob deine Forderung Bestand hat:

Erstens die klare Vereinbarung vorab: Der Kunde muss vor der Buchung wissen, dass eine Ausfallgebühr anfallen kann, etwa durch einen Hinweis in den AGB, auf der Buchungsseite oder in der Terminbestätigung. Ein Aushang, den er erst beim Betreten deines Geschäfts sieht, reicht dafür nicht.

Zweitens eine angemessene Absagefrist: Üblich sind 24 bis 48 Stunden, je nach Branche und Terminlänge. Wer rechtzeitig absagt, zahlt nichts.

Drittens das Verschulden des Kunden: Vergessen oder "keine Lust" geht zu seinen Lasten, eine plötzliche Erkrankung oder ein echter Notfall in der Regel nicht.

Viertens deine Schadensminderung: Konntest du den Slot kurzfristig anderweitig vergeben, ist dir kein Schaden entstanden, und die Gebühr lässt sich nicht begründen. Auch die Verbraucherzentrale stellt klar: Ein Anspruch kommt erst in Betracht, wenn der Termin ohne Absage platzt und sich kein Ersatz finden ließ. Und Vorsicht bei zu starren Klauseln: Gerichte haben pauschale 24-Stunden-Absageklauseln in Einzelfällen bereits für unwirksam erklärt.

Wie hoch darf die Ausfallgebühr sein?

Eine feste gesetzliche Obergrenze gibt es nicht, aber einen klaren Maßstab: die Angemessenheit. Üblich ist eine Gebühr, die sich am Wert des gebuchten Termins orientiert und ersparte Aufwendungen abzieht. Wenn der Kunde nicht erscheint, sparst du Material, eventuell Energie und manchmal Arbeitszeit, die du anders nutzen kannst: Diesen Anteil musst du dir anrechnen lassen, das steht ausdrücklich in § 615 Satz 2 BGB. Deshalb sind 100 Prozent des Preises nur schwer zu begründen, ein Teilbetrag des Terminwerts ist die sicherere Wahl.

Gerichte schauen außerdem darauf, ob die Pauschale den typischen Schaden realistisch abbildet oder den Kunden unangemessen benachteiligt: Das ist der Maßstab der AGB-Kontrolle aus § 307 BGB, an dem vorformulierte Ausfallklauseln gemessen werden. Eine Staffelung schafft hier Fairness: kostenfrei bis 48 Stunden vorher, ein Teilbetrag bei kürzerer Frist, der höhere Satz nur beim Nichterscheinen ohne jede Absage. So zeigst du, dass es dir um Verbindlichkeit geht, nicht um eine zusätzliche Einnahmequelle.

Wie kommunizierst du das Ausfallhonorar, ohne Kunden zu verlieren?

Der Ton entscheidet. Kunden akzeptieren eine Ausfallgebühr, wenn sie den Grund verstehen: Dein Slot war für sie reserviert und für andere blockiert. Formuliere den Hinweis deshalb sachlich und früh, direkt bei der Buchung und noch einmal in der Terminbestätigung, nicht erst im Streitfall. Ein Satz wie "Du kannst bis 24 Stunden vorher kostenfrei absagen, danach berechnen wir eine Ausfallgebühr" wirkt fair statt drohend.

Genauso wichtig: Mach das Absagen einfach. Wer mit zwei Klicks oder einer kurzen Nachricht verschieben kann, sagt rechtzeitig ab statt stillschweigend fernzubleiben. In der Praxis bewährt sich die Kombination aus Hinweis bei der Buchung, automatischer Erinnerung vor dem Termin und Ausfallgebühr als letzter Stufe. Der WhatsApp-Terminplaner von APPOYNT bündelt genau das in einem System: Buchung mit klarem Hinweis, Erinnerungen und No-Show-Schutz mit Ausfallgebühr, ohne dass du jedem Fall manuell hinterherlaufen musst.

Was ist besser: Ausfallhonorar oder Ausfälle von vornherein verhindern?

Das Ausfallhonorar ist die Absicherung für den Ernstfall, nicht die Lösung des Problems. Es ersetzt einen Teil deines Schadens, aber der leere Slot, die verplante Vorbereitung und der gestörte Tagesablauf bleiben. Wie groß dieser Schaden aufs Jahr gerechnet wirklich ist, rechnest du mit der Formel im Beitrag Umsatzverlust durch Terminabsagen berechnen aus. Deutlich mehr bringt es, die Ausfälle gar nicht erst entstehen zu lassen: Die meisten No-Shows passieren durch Vergessen, und genau da setzen automatische Erinnerungen und ein einfacher Absage-Weg an. Welche Maßnahmen die Quote wirksam drücken, zeigt dir unser Beitrag zum Thema No-Show-Rate senken.

Die Ausfallgebühr entfaltet ihre beste Wirkung übrigens oft, ohne je berechnet zu werden: Allein der transparente Hinweis erhöht die Verbindlichkeit und sorgt dafür, dass Kunden rechtzeitig absagen statt einfach wegzubleiben.

Häufig gestellte Fragen

Muss der Kunde ein Ausfallhonorar zahlen, wenn er krank ist? In der Regel nicht. Eine plötzliche Erkrankung gilt meist als unverschuldete Verhinderung, und ohne Verschulden des Kunden lässt sich die Gebühr kaum durchsetzen. Viele Betriebe regeln das bewusst kulant und verlangen bei kurzfristiger Krankmeldung nichts: Das schützt die Kundenbeziehung mehr, als die Gebühr einbringen würde.

Reicht ein Aushang im Geschäft als Hinweis auf die Ausfallgebühr? Nein. Der Kunde muss die Regelung kennen, bevor er den Termin bucht. Ein Hinweis, den er erst vor Ort sieht, kommt zu spät. Sicher bist du mit einem klaren Hinweis bei der Buchung, in den AGB und in der Terminbestätigung.

Wie hoch ist ein übliches Ausfallhonorar? Üblich ist ein Teilbetrag des gebuchten Terminwerts, oft gestaffelt nach Kurzfristigkeit der Absage. Ersparte Aufwendungen wie Material musst du dir anrechnen lassen, deshalb ist der volle Preis nur schwer zu begründen. Gerichte prüfen, ob die Pauschale den typischen Schaden realistisch abbildet.

Kann ich statt einer Ausfallgebühr eine Anzahlung verlangen? Ja, eine Anzahlung bei der Buchung ist eine verbreitete Alternative, besonders bei hochpreisigen oder langen Terminen. Sie erhöht die Verbindlichkeit, bevor etwas schiefgeht, und erspart dir das Eintreiben im Nachhinein. Auch hier gilt: vorher transparent kommunizieren und bei rechtzeitiger Absage erstatten.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt allgemeine Grundprinzipien wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Lass deine AGB und deine konkrete Ausfallregelung im Zweifel anwaltlich prüfen, gerade wenn berufsrechtliche Vorgaben deiner Branche dazukommen.