Ausfallhonorar Vorlage: Vereinbarung und Ausfallrechnung zum Kopieren

Ausfallhonorar Muster: fertige Vorlagen zum Kopieren

Eine wirksame Ausfallregelung besteht aus zwei Dokumenten: der Vereinbarung, die du vor der Buchung kommunizierst (AGB, Buchungsseite, Terminbestätigung), und der Ausfallrechnung für den Fall, dass ein Termin tatsächlich platzt. Hier findest du beide als Muster: Platzhalter in [eckigen Klammern] ersetzen, kopieren, fertig. Der Generator oben passt die Formulierungen direkt auf deine Branche an.

Ausfallhonorar Vereinbarung Muster

Die Basis jeder durchsetzbaren Ausfallgebühr: Der Kunde muss der Regelung vor der Buchung zustimmen können. Das Muster enthält die vier Bausteine, auf die es ankommt: Reservierung, kostenfreie Frist, Höhe und Ausnahmen.

Ausfallregelung [Firmenname]

1. Terminreservierung
Mit der Terminvereinbarung reservieren wir Zeit und Kapazität verbindlich für Sie.

2. Kostenfreie Absage
Sie können Ihren Termin bis [24/48] Stunden vorher kostenfrei absagen oder verschieben.

3. Ausfallhonorar
Bei späterer Absage oder Nichterscheinen ohne Absage berechnen wir ein Ausfallhonorar in Höhe von [Betrag] Euro, sofern Sie die Verhinderung zu vertreten haben und der Termin nicht anderweitig vergeben werden konnte.
Ihnen bleibt der Nachweis, dass kein oder ein geringerer Schaden entstanden ist.

4. Ausnahmen
Bei unverschuldeter Verhinderung, etwa einer plötzlichen Erkrankung oder einem Notfall, entfällt das Ausfallhonorar.

Mit der Terminbuchung erklären Sie sich mit dieser Regelung einverstanden.

Ort, Datum: ______________________________

Unterschrift: ______________________________

Ausfallrechnung Muster

Wenn der Termin ohne rechtzeitige Absage geplatzt ist und du die Gebühr berechnest: sachlich formulieren, auf die vereinbarte Regelung verweisen und festhalten, dass der Termin nicht neu vergeben werden konnte. Ob Umsatzsteuer anfällt, hängt von der rechtlichen Einordnung ab; das klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.

[Firmenname]
[Anschrift]

Rechnung Nr. [Nummer]
Rechnungsdatum: [Datum]

An
[Name]
[Anschrift]

Ausfallhonorar für nicht wahrgenommenen Termin

Sehr geehrte/r [Name],

für Ihren Termin am [Datum und Uhrzeit] haben wir Zeit und Kapazität für Sie reserviert. Der Termin wurde nicht wahrgenommen und nicht innerhalb der vereinbarten Frist von [24/48] Stunden abgesagt. Eine anderweitige Vergabe war kurzfristig nicht möglich.

Gemäß der bei der Terminbuchung vereinbarten Ausfallregelung berechnen wir:

Ausfallhonorar: [Betrag] Euro

Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 14 Tagen auf das unten genannte Konto.

[Bankverbindung]

Mit freundlichen Grüßen
[Firmenname]

Ausfallhonorar Psychotherapie Vorlage

In der Psychotherapie ist das Ausfallhonorar besonders verbreitet, weil die Praxis als Bestellpraxis arbeitet: Die Therapiestunde ist exklusiv reserviert und lässt sich kurzfristig kaum neu vergeben. Üblich ist deshalb eine längere Absagefrist von 48 Stunden und eine schriftliche Vereinbarung zu Therapiebeginn.

Ausfallregelung Praxis [Name]

1. Bestellpraxis
Die Praxis wird als Bestellpraxis geführt: Die vereinbarte Therapiestunde wird ausschließlich für Sie freigehalten und kann nicht parallel vergeben werden.

2. Kostenfreie Absage
Sie können Ihren Therapietermin bis 48 Stunden vorher kostenfrei absagen oder verschieben.

3. Ausfallhonorar
Bei späterer Absage oder Nichterscheinen ohne Absage berechnen wir ein Ausfallhonorar in Höhe von [Betrag] Euro, sofern Sie die Verhinderung zu vertreten haben und der Termin nicht anderweitig vergeben werden konnte.
Ihnen bleibt der Nachweis, dass kein oder ein geringerer Schaden entstanden ist.

4. Ausnahmen
Bei unverschuldeter Verhinderung, etwa einer akuten Erkrankung oder einem Notfall, entfällt das Ausfallhonorar.

Mit Ihrer Unterschrift erklären Sie sich mit dieser Regelung einverstanden.

Ort, Datum: ______________________________

Unterschrift Patientin/Patient: ______________________________

Ausfallhonorar Physiotherapie Vorlage

Für Physiotherapie- und Heilpraktik-Praxen mit dicht getakteten Behandlungsplänen: kurze kostenfreie Frist, klarer Absage-Weg und eine Höhe, die sich am Wert der Behandlung orientiert.

Ausfallregelung Praxis [Name]

1. Terminreservierung
Mit der Terminvereinbarung reservieren wir die Behandlungszeit verbindlich für Sie.

2. Kostenfreie Absage
Sie können Ihren Behandlungstermin bis 24 Stunden vorher kostenfrei absagen oder verschieben, telefonisch unter [Telefonnummer] oder per Nachricht.

3. Ausfallhonorar
Bei späterer Absage oder Nichterscheinen ohne Absage berechnen wir ein Ausfallhonorar in Höhe von [Betrag] Euro, sofern Sie die Verhinderung zu vertreten haben und der Termin nicht anderweitig vergeben werden konnte.
Ihnen bleibt der Nachweis, dass kein oder ein geringerer Schaden entstanden ist.

4. Ausnahmen
Bei unverschuldeter Verhinderung, etwa einer plötzlichen Erkrankung oder einem Notfall, entfällt das Ausfallhonorar.

Mit der Terminbuchung erklären Sie sich mit dieser Regelung einverstanden.

Ort, Datum: ______________________________

Unterschrift Patientin/Patient: ______________________________

Wie hoch ist das Ausfallhonorar in der Physiotherapie?

Es gibt keinen festen Betrag, und das ist keine Auslassung, sondern der Kern der Sache: Ein Pauschalbetrag ist genau das, was Gerichte kippen. Das Amtsgericht Düsseldorf hat am 04.08.2023 (Az. 37 C 120/23) die Ausfallklausel einer Physiotherapiepraxis für unwirksam erklärt, weil sie eine Pauschale ohne Entlastungsmöglichkeit vorsah, verboten nach § 309 Nr. 5 Buchstabe b BGB. Für den Termin, den die Patientin kurzfristig abgesagt hatte, bekam die Praxis deshalb nichts.

Für einen anderen Termin derselben Patientin, unentschuldigt versäumt, sprach dasselbe Gericht das volle Honorar zu: Dort greift der Annahmeverzug nach § 615 BGB, weil der Termin kalendermäßig bestimmt war. Der Unterschied liegt also nicht in der Höhe, sondern in der Konstruktion. Praktisch heißt das drei Dinge für deine Regelung: die Höhe am Wert der ausgefallenen Behandlung orientieren, dem Patienten ausdrücklich den Nachweis eines geringeren Schadens offenlassen, und aufpassen, dass AGB und Terminzettel nicht zwei verschiedene Dinge sagen. Am dritten Punkt ist die Praxis in Düsseldorf mitgescheitert: Unklarheiten gehen nach § 305c Abs. 2 BGB zu ihren Lasten. Die Vorlage oben trägt alle drei Punkte und erzeugt Vereinbarung und Rechnung aus denselben Angaben, damit sie sich nicht widersprechen können.

Darf ein Zahnarzt eine Ausfallgebühr verlangen?

Ja, aber nur unter Bedingungen, und die Bundeszahnärztekammer nennt sie in ihrer Stellungnahme zum Ausfallhonorar. Erstens muss es eine reine Bestellpraxis mit Terminvorlauf sein, in der die Terminvereinbarung dem Patienten eine Behandlung zu bestimmter Zeit zusichert. Zweitens muss der Patient vorab schriftlich erfahren, dass der Zeitraum ausschließlich für ihn reserviert ist. Drittens braucht er eine Entlastungsmöglichkeit für unverschuldetes Nichterscheinen. Die rechtliche Grundlage sind die §§ 293, 296 und 615 BGB, dazu § 4 Abs. 2 GOZ.

Wie groß der Betrag dann sein darf, hängt an der reservierten Zeit, nicht an einer Obergrenze. Das Amtsgericht Bielefeld hat am 10.02.2017 (Az. 411 C 3/17) ein Ausfallhonorar von 375,02 Euro für rechtmäßig gehalten: Die Praxis war eine reine Bestellpraxis, der Patient hatte am Terminstag abgesagt, und die reservierten 195 Minuten ließen sich nicht mehr neu belegen. Für eine kurze Routine-Sitzung liegt der angemessene Betrag entsprechend weit darunter. Wer eine Zahl braucht, rechnet sie aus dem Terminwert und den ersparten Aufwendungen, nicht aus einer Faustregel.

Was muss eine Ausfallhonorar-Vereinbarung enthalten?

Vier Punkte entscheiden, ob deine Regelung im Streitfall Bestand hat: die klare Vereinbarung vor der Buchung, eine angemessene kostenfreie Absagefrist (üblich 24 bis 48 Stunden), eine Höhe, die sich am Terminwert orientiert und ersparte Aufwendungen berücksichtigt, und Ausnahmen für unverschuldete Verhinderung. Die rechtlichen Grundlagen mit Paragrafen und Urteilen erklärt unser Beitrag Ausfallhonorar: Wann du es verlangen darfst und wie hoch. Was dich No-Shows insgesamt kosten, rechnest du mit dem Umsatzverlust-Rechner aus.

Besser als jede Rechnung: den Ausfall verhindern

Die Ausfallrechnung ersetzt einen Teil deines Schadens, aber der leere Slot bleibt. Die meisten No-Shows entstehen durch Vergessen, und genau da setzen automatische Terminerinnerungen per WhatsApp an: erinnern, bestätigen und absagen direkt im Chat. Der WhatsApp-Terminplaner von APPOYNT kombiniert Erinnerungen mit einem No-Show-Schutz inklusive Ausfallgebühr, sodass Hinweis, Erinnerung und Durchsetzung in einem System laufen.

Häufig gestellte Fragen

Hinweis: Diese Vorlagen geben allgemeine Grundprinzipien wieder und ersetzen keine Rechtsberatung. Lass deine Ausfallregelung im Zweifel anwaltlich prüfen, gerade wenn berufsrechtliche Vorgaben deiner Branche dazukommen.