Ausfallhonorar Vorlage: Vereinbarung und Ausfallrechnung zum Kopieren
Zuletzt aktualisiert: Juli 2026
Die kostenlose Ausfallhonorar Vorlage für deinen Betrieb: fertige Muster für Vereinbarung und Ausfallrechnung. Direkt kopieren oder mit dem Generator auf deine Branche, Frist und Höhe anpassen.
Üblich ist ein Teilbetrag des Terminwerts, nicht der volle Preis.
Firmenname eingeben und „Vorlage generieren" klicken, um die Vorschau zu sehen.
Ausfallhonorar Muster: fertige Vorlagen zum Kopieren
Eine wirksame Ausfallregelung besteht aus zwei Dokumenten: der Vereinbarung, die du vor der Buchung kommunizierst (AGB, Buchungsseite, Terminbestätigung), und der Ausfallrechnung für den Fall, dass ein Termin tatsächlich platzt. Hier findest du beide als Muster: Platzhalter in [eckigen Klammern] ersetzen, kopieren, fertig. Der Generator oben passt die Formulierungen direkt auf deine Branche an.
Ausfallhonorar Vereinbarung Muster
Die Basis jeder durchsetzbaren Ausfallgebühr: Der Kunde muss der Regelung vor der Buchung zustimmen können. Das Muster enthält die vier Bausteine, auf die es ankommt: Reservierung, kostenfreie Frist, Höhe und Ausnahmen.
Ausfallregelung [Firmenname] 1. Terminreservierung Mit der Terminvereinbarung reservieren wir Zeit und Kapazität verbindlich für Sie. 2. Kostenfreie Absage Sie können Ihren Termin bis [24/48] Stunden vorher kostenfrei absagen oder verschieben. 3. Ausfallhonorar Bei späterer Absage oder Nichterscheinen ohne Absage berechnen wir ein Ausfallhonorar in Höhe von [Betrag] Euro, sofern Sie die Verhinderung zu vertreten haben und der Termin nicht anderweitig vergeben werden konnte. 4. Ausnahmen Bei unverschuldeter Verhinderung, etwa einer plötzlichen Erkrankung oder einem Notfall, entfällt das Ausfallhonorar. Mit der Terminbuchung erklären Sie sich mit dieser Regelung einverstanden. Ort, Datum: ______________________________ Unterschrift: ______________________________
Ausfallrechnung Muster
Wenn der Termin ohne rechtzeitige Absage geplatzt ist und du die Gebühr berechnest: sachlich formulieren, auf die vereinbarte Regelung verweisen und festhalten, dass der Termin nicht neu vergeben werden konnte. Ob Umsatzsteuer anfällt, hängt von der rechtlichen Einordnung ab; das klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.
[Firmenname] [Anschrift] Rechnung Nr. [Nummer] Rechnungsdatum: [Datum] An [Name] [Anschrift] Ausfallhonorar für nicht wahrgenommenen Termin Sehr geehrte/r [Name], für Ihren Termin am [Datum und Uhrzeit] haben wir Zeit und Kapazität für Sie reserviert. Der Termin wurde nicht wahrgenommen und nicht innerhalb der vereinbarten Frist von [24/48] Stunden abgesagt. Eine anderweitige Vergabe war kurzfristig nicht möglich. Gemäß der bei der Terminbuchung vereinbarten Ausfallregelung berechnen wir: Ausfallhonorar: [Betrag] Euro Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 14 Tagen auf das unten genannte Konto. [Bankverbindung] Mit freundlichen Grüßen [Firmenname]
Ausfallhonorar Psychotherapie Vorlage
In der Psychotherapie ist das Ausfallhonorar besonders verbreitet, weil die Praxis als Bestellpraxis arbeitet: Die Therapiestunde ist exklusiv reserviert und lässt sich kurzfristig kaum neu vergeben. Üblich ist deshalb eine längere Absagefrist von 48 Stunden und eine schriftliche Vereinbarung zu Therapiebeginn.
Ausfallregelung Praxis [Name] 1. Bestellpraxis Die Praxis wird als Bestellpraxis geführt: Die vereinbarte Therapiestunde wird ausschließlich für Sie freigehalten und kann nicht parallel vergeben werden. 2. Kostenfreie Absage Sie können Ihren Therapietermin bis 48 Stunden vorher kostenfrei absagen oder verschieben. 3. Ausfallhonorar Bei späterer Absage oder Nichterscheinen ohne Absage berechnen wir ein Ausfallhonorar in Höhe von [Betrag] Euro, sofern Sie die Verhinderung zu vertreten haben und der Termin nicht anderweitig vergeben werden konnte. 4. Ausnahmen Bei unverschuldeter Verhinderung, etwa einer akuten Erkrankung oder einem Notfall, entfällt das Ausfallhonorar. Mit Ihrer Unterschrift erklären Sie sich mit dieser Regelung einverstanden. Ort, Datum: ______________________________ Unterschrift Patientin/Patient: ______________________________
Ausfallhonorar Physiotherapie Vorlage
Für Physiotherapie- und Heilpraktik-Praxen mit dicht getakteten Behandlungsplänen: kurze kostenfreie Frist, klarer Absage-Weg und eine Höhe, die sich am Wert der Behandlung orientiert.
Ausfallregelung Praxis [Name] 1. Terminreservierung Mit der Terminvereinbarung reservieren wir die Behandlungszeit verbindlich für Sie. 2. Kostenfreie Absage Sie können Ihren Behandlungstermin bis 24 Stunden vorher kostenfrei absagen oder verschieben, telefonisch unter [Telefonnummer] oder per Nachricht. 3. Ausfallhonorar Bei späterer Absage oder Nichterscheinen ohne Absage berechnen wir ein Ausfallhonorar in Höhe von [Betrag] Euro, sofern Sie die Verhinderung zu vertreten haben und der Termin nicht anderweitig vergeben werden konnte. 4. Ausnahmen Bei unverschuldeter Verhinderung, etwa einer plötzlichen Erkrankung oder einem Notfall, entfällt das Ausfallhonorar. Mit der Terminbuchung erklären Sie sich mit dieser Regelung einverstanden. Ort, Datum: ______________________________ Unterschrift Patientin/Patient: ______________________________
Was muss eine Ausfallhonorar-Vereinbarung enthalten?
Vier Punkte entscheiden, ob deine Regelung im Streitfall Bestand hat: die klare Vereinbarung vor der Buchung, eine angemessene kostenfreie Absagefrist (üblich 24 bis 48 Stunden), eine Höhe, die sich am Terminwert orientiert und ersparte Aufwendungen berücksichtigt, und Ausnahmen für unverschuldete Verhinderung. Die rechtlichen Grundlagen mit Paragrafen und Urteilen erklärt unser Beitrag Ausfallhonorar: Wann du es verlangen darfst und wie hoch. Was dich No-Shows insgesamt kosten, rechnest du mit dem Umsatzverlust-Rechner aus.
Besser als jede Rechnung: den Ausfall verhindern
Die Ausfallrechnung ersetzt einen Teil deines Schadens, aber der leere Slot bleibt. Die meisten No-Shows entstehen durch Vergessen, und genau da setzen automatische Terminerinnerungen per WhatsApp an: erinnern, bestätigen und absagen direkt im Chat. Der WhatsApp-Terminplaner von APPOYNT kombiniert Erinnerungen mit einem No-Show-Schutz inklusive Ausfallgebühr, sodass Hinweis, Erinnerung und Durchsetzung in einem System laufen.
Häufig gestellte Fragen
Was gehört in eine Ausfallhonorar-Vereinbarung?
Ist eine Ausfallhonorar-Vorlage rechtlich bindend?
Wie schreibe ich eine Ausfallrechnung?
Wie hoch darf das Ausfallhonorar in der Vorlage sein?
Gilt die Vorlage auch für Psychotherapie und Physiotherapie?
Verhindert ein Ausfallhonorar No-Shows?
Hinweis: Diese Vorlagen geben allgemeine Grundprinzipien wieder und ersetzen keine Rechtsberatung. Lass deine Ausfallregelung im Zweifel anwaltlich prüfen, gerade wenn berufsrechtliche Vorgaben deiner Branche dazukommen.
No-Shows verhindern statt abrechnen?
Mit APPOYNT laufen Terminerinnerungen, Absagen und der No-Show-Schutz mit Ausfallgebühr automatisch per WhatsApp. Lass uns gemeinsam schauen, wie das in deinem Betrieb funktioniert.
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